KI-Agenten für After-Sales und Service
Das Fachwissen steckt im Kopf des Technikers. Die Routinearbeit erledigt das Backoffice von Hand. Die Daten liegen verstreut in Tabellen. Plovr setzt KI-Agenten auf Ihre bestehenden Systeme – Prozess für Prozess. So wird die Arbeit jeden Tag gleich zuverlässig erledigt, egal wer gerade Dienst hat.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
An zwei Stellen verlieren Serviceorganisationen jeden Tag Zeit. Nicht, weil ihre Mitarbeiter langsam arbeiten, sondern weil Wissen und Abläufe an einzelnen Personen hängen statt an Systemen.
Im Außendienst
Die Gerätehistorie steht in einem System, die Servicehandbücher in einem anderen, die Fehlerbeschreibung in einer E-Mail. Die Lösung findet sich irgendwo in einem 600-seitigen Servicehandbuch, das sich vom Servicefahrzeug aus nicht durchsuchen lässt. Und der Kollege, der die Antwort auswendig kennt, geht nächstes Jahr in Rente. Die Folge: Beim ersten Einsatz wird diagnostiziert, erst beim zweiten repariert.
Im Backoffice
Statusabfragen, Garantieprüfung, Nachfassen bei Servicepartnern: regelbasierte Aufgaben, die täglich anfallen – und die jeder Mitarbeiter ein wenig anders erledigt. Die Qualität schwankt mit der Person. Und wer das Unternehmen verlässt, nimmt sein Prozesswissen mit.
Beide Probleme haben dieselbe Ursache: Der Prozess hängt an Menschen, weil kein System für ihn zuständig ist. Genau diese Lücke schließen die Agenten.
So funktioniert’s
Jedes Projekt setzt bei einem von drei Problemen an. Für jedes zeigen wir Ihnen, wo es heute hakt, was der Agent konkret übernimmt und woran Sie den Erfolg messen.
Außendienst stärken
Ausgangslage
Vor Ort beginnt die Suche: Die Lösung steht auf Seite 412 eines Servicehandbuchs, das sich unterwegs nicht durchsuchen lässt – und der erfahrene Kollege, der sie kannte, ist bald im Ruhestand.
Was Plovr übernimmt
Vor jedem Einsatz stellt ein Agent ein Einsatzbriefing zusammen: Gerätehistorie, frühere Störungen, relevante Servicehandbücher und die benötigten Ersatzteile. Vor Ort stellt der Techniker seine Fragen in ganz normaler Sprache – und erhält Antworten aus Ihren eigenen Handbüchern und Ihrer Servicehistorie. So wird Erfahrungswissen zu Unternehmenswissen, das auch neue Kollegen vom ersten Tag an nutzen können.
Ihre Kennzahlen
Backoffice entlasten
Ausgangslage
Statusabfragen, Garantieprüfung und Nachfassen bei Partnern fallen jeden Tag an. Jeder erledigt sie etwas anders – und wenn jemand geht, geht das Wissen mit.
Was Plovr übernimmt
Ein Agent erledigt diese Routine täglich und systemübergreifend und meldet nur die Ausnahmen. Ihr Team wird erst aktiv, wenn eine Entscheidung ansteht – nicht, um Routinefälle zu kontrollieren. Der Ablauf bleibt gleich, egal wer Dienst hat, und läuft auch dann weiter, wenn jemand das Unternehmen verlässt.
Ihre Kennzahlen
System of Record
Ausgangslage
Aufträge, Seriennummern und Sendungen sind über Excel-Listen und E-Mail-Postfächer verteilt. Niemand kann verlässlich sagen, welches Gerät wo gelandet ist – und die Vorbereitung eines Audits dauert Tage.
Was Plovr übernimmt
Plovr wird zum führenden System (System of Record) für alle Daten, für die bisher kein System zuständig ist – etwa Aufträge, Seriennummern und Transporte. Alles an einem Ort: abfragbar, auswertbar, exportierbar. Ihre bestehenden Systeme bleiben die maßgebliche Quelle für die Daten, die sie heute schon führen; Plovr verknüpft diese Daten systemübergreifend. Auf dieser Datenbasis arbeiten unsere Agenten. Sie ist auf die Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit in der Medizintechnik und auf den digitalen Produktpass ausgelegt.
Ihre Kennzahlen
Agenten arbeiten rund um die Uhr, nicht nur zu Bürozeiten.
Hosting und Verarbeitung in der EU, DSGVO-konform von Anfang an.
Datenmigration. Ihre Systeme bleiben die maßgebliche Datenquelle.
Jeder Lese- und Schreibzugriff wird protokolliert – pro Agent und pro Durchlauf.
Welche Routine kostet Sie gerade die meiste Zeit?
Praxisbeispiel
Packwise nutzt Plovr als System of Record – übergreifend über die eigene Geräteverwaltungsplattform Packwise flow sowie die Finanz- und Servicesysteme. Plovr erfasst jeden Auftrag, jedes serialisierte Gerät und jeden Transport an einem Ort. Jedes Gerät hat eine eigene Seite mit vollständiger Historie.
Was die Agenten übernehmen
Jede wiederkehrende Routine wird zu einem eigenen Agenten – individuell zugeschnitten, einzeln eingeführt und eigenständig im Betrieb. Sie kaufen kein Softwarepaket. Sie starten mit der Routine, die Sie am meisten Zeit kostet, und bauen die nächste auf derselben Grundlage auf. Im Hintergrund kann ein Agent mehrere Teilagenten nutzen – für Sie bleibt es ein Agent mit einem Ergebnis.
| Agent | Was der Agent übernimmt | Aufgaben beim Team |
|---|---|---|
| Serviceannahme & Problemlösung | ||
| Erfassung von Serviceanfragen | Wandelt Anrufaufzeichnungen und Sprachnachrichten in strukturierte Serviceanfragen um – mit Fehlerbild, Kunde, Gerät und allen relevanten Details. Fehlende oder unklare Angaben werden zur Prüfung markiert. | Unklare Anfragen mit dem Kunden klären |
| Technischer Support | Beantwortet Produkt- und Störungsfragen auf Basis Ihrer Servicehandbücher und Reparaturhistorie – für Techniker, Händler und auf Wunsch auch für Endkunden. | Fragen, für die es noch keinen vergleichbaren Fall gibt |
| RMA-Anlage & -Prüfung | Prüft Seriennummer, installierte Basis und Garantieanspruch, legt die Rücksendung (RMA) an, erstellt das Versandetikett und schickt die Bestätigung – in einem Durchgang. | Kulanzfälle und Ausnahmen außerhalb der Garantie |
| Serviceabwicklung | ||
| Reparaturangebot & Freigabe | Erstellt das Angebot aus Fehlercode, Arbeitswertkatalog und Ersatzteilen, versendet es, fasst bis zur Freigabe nach und gibt den Auftrag frei, sobald die Zusage vorliegt. | Preisabweichungen oberhalb des Schwellenwerts |
| Teileverfügbarkeit & Engpass-Eskalation | Prüft die Verfügbarkeit benötigter Teile über alle Bestände und Standorte hinweg, erkennt Engpässe und stößt die nächsten Schritte an. Entscheidungen zu Priorisierung, Alternativteilen oder Zuteilung werden bei Bedarf eskaliert. | Entscheidungen über Priorisierung, Alternativteile und Zuteilung |
| Bestandsabgleich | Gleicht Bestandsdaten system- und standortübergreifend ab, erkennt Differenzen und bereitet Korrekturbuchungen vor. Wesentliche oder unklare Differenzen werden zur Prüfung vorgelegt. | Wesentliche Korrekturen freigeben |
| Servicesteuerung | ||
| Nachverfolgung im Partnernetzwerk | Überwacht offene Serviceaufträge und fasst automatisch nach, wenn Rückmeldungen oder Aktionen überfällig sind. Fälle, die ein Eingreifen oder die Steuerung von Partnern erfordern, werden eskaliert. | Nachrichten freigeben, Partnerbeziehung steuern |
| Frühwarnung aus Verbrauchstrends | Erkennt Veränderungen und Auffälligkeiten im Teile- und Serviceverbrauch und stößt den passenden Workflow an. Macht sich anbahnende Probleme sichtbar, bevor sie den Betrieb beeinträchtigen. | Entscheiden, welches Signal Handlungsbedarf auslöst |
| Scorecard-Monitoring | Überwacht Serviceleistung und Cost-to-Serve im Abgleich mit den Zielwerten und zeigt Abweichungen und Trends frühzeitig auf. Legt die richtigen Themen zur Entscheidung vor. | Entscheiden, welche Maßnahmen folgen |
| Technische Ursachenanalyse | Verknüpft Service- und Reparaturdaten, um wiederkehrende Fehlerbilder und mögliche Ursachen zu erkennen. Liefert Belege und Hypothesen, die Entwicklung oder Service prüfen. | Ursache und Abstellmaßnahme bestätigen |
| Stammdatenpflege | Erkennt unvollständige, widersprüchliche oder doppelte Stammdaten in allen angebundenen Systemen und schlägt Korrekturen vor. Unklare oder folgenreiche Änderungen werden zur Prüfung weitergeleitet. | Folgenreiche Änderungen freigeben |
Tabelle seitlich wischen, um alle drei Spalten zu sehen.
Ihre Routine ist nicht dabei? Die Grundlage ist immer dieselbe. Jede Routine, die regelmäßig anfällt, klaren Regeln folgt und mehr als ein System berührt, kommt infrage. Wir grenzen sie gemeinsam mit Ihnen ab, bevor wir ein Angebot machen. Kontakt aufnehmen →
Einführung
Kein großes Plattformprojekt. Die erste Routine geht eigenständig live und wird an Ihren bisherigen Ergebnissen gemessen – die nächste baut auf derselben Grundlage auf.
Wir binden die Systeme an, die Sie bereits nutzen: ERP, CRM, Field-Service-Management, Partnerportale, Spediteur-Systeme und Teilekataloge – oder die Dokumente und Tabellen, in denen die Arbeit heute tatsächlich passiert. Nichts wird migriert, nichts ersetzt.
Ihre Regeln, Ihre Abläufe, Ihre Zuständigkeiten: Service-Level, Eskalationsregeln, Freigabebefugnisse. Daraus entsteht eine klar definierte Logik – der feste Rahmen, in dem der Agent arbeitet.
Eine Routine geht zuerst live. Sie läuft zunächst im Parallelbetrieb neben Ihrem Team und übernimmt dann eigenständig. Alles, was Kosten oder Termine verbindlich festlegt, gibt weiterhin ein Mensch frei.
Wir messen, was sich für Sie verändert hat: Bearbeitungszeit pro Auftrag, eingesparte Stunden, Fehlerquote, First-Time-Fix-Rate. Dann optimieren wir die Routine und nehmen die nächste hinzu.
Warum Teams Plovr vertrauen
Heute erledigt jeder die Routine auf seine Weise – und bei der Übergabe bleibt oft nur ein Ordner und die Hoffnung, dass nichts fehlt. Ein Plovr-Agent geht jedes Mal denselben Weg: Die KI arbeitet in klar definierten Schritten, und ihre Ergebnisse haben ein festes Format.
Der Plovr-Ansatz
Jeder Prozess folgt einem festgelegten Ablauf. Wo feste Regeln ausreichen, gelten feste Regeln – KI kommt nur dort zum Einsatz, wo tatsächlich Urteilsvermögen gefragt ist. Das Ergebnis: vorhersehbare Resultate, planbare Kosten und ein Protokoll für jede Aktion in Ihren Systemen.
Wer dahintersteht
Demo vereinbaren
Wir gehen sie gemeinsam mit Ihnen anhand Ihrer echten Systeme durch und sagen Ihnen offen, ob ein Agent die richtige Lösung ist – und was dafür nötig ist. 30 Minuten, ohne Vorbereitung auf Ihrer Seite.
FAQ
Ja. Vor der Abfahrt stellt der Agent ein Einsatzbriefing zusammen: Gerätehistorie, frühere Störungen, gültige Servicehandbücher und die benötigten Ersatzteile. Vor Ort stellt der Techniker seine Fragen in normaler Sprache und erhält Antworten aus Ihren eigenen Handbüchern und Ihrer Servicehistorie – auch aus Dokumenten mit mehreren hundert Seiten. Gemessen wird anschließend: First-Time-Fix-Rate, Aufträge pro Tag und Bearbeitungszeit pro Auftrag.
Wiederkehrende, regelbasierte Arbeit, die mehr als ein System betrifft: Statusanfragen und SLA-Überwachung, RMA-Anlage und Anspruchsprüfung, Garantieprüfung, Teileverfügbarkeit und -reservierung, Nachfassen bei Partnern zu offenen Aufträgen, Reparaturangebote inklusive Nachfassen bis zur Freigabe sowie regelmäßige Leistungsberichte. Der Agent erledigt diese Routine täglich und meldet nur die Ausnahmen. Bei Ihrem Team bleiben Preisabweichungen, Kulanzentscheidungen, Verhandlungen mit Partnern und alles, bei dem die richtige Antwort von der Kundenbeziehung abhängt.
Ja – überall dort, wo heute kein System für diese Daten zuständig ist. Plovr führt Aufträge, Seriennummern und Transporte an einem Ort: abfragbar, auswertbar und exportierbar, mit eigener Seite und vollständiger Historie für jedes Gerät. Daten, die bereits in einem anderen System geführt werden, bleiben dort. Auf dieser Datenbasis arbeiten auch die Agenten für Außendienst und Backoffice – genau so ist Plovr heute bei Packwise im Einsatz.
Nein. Plovr setzt auf Ihren bestehenden Systemen auf, und diese bleiben die maßgebliche Datenquelle. Plovr liest und schreibt über die Schnittstellen, die diese Systeme ohnehin bereitstellen. Es gibt kein Migrationsprojekt, und keines Ihrer Systeme muss angepasst werden, damit Plovr live gehen kann.
Hosting und Verarbeitung erfolgen in der EU, die Lösung ist von Grund auf DSGVO-konform aufgebaut. Ihre Daten werden nie zum Training von KI-Basismodellen verwendet. Zugriffe richten sich nach den Berechtigungen des technischen Benutzers im jeweils angebundenen System. Jede Aktion eines Agenten wird protokolliert und ist nachvollziehbar.
Indem nicht die KI über den Ablauf entscheidet. Jeder Prozess folgt einem festgelegten Pfad. Die KI kommt nur in klar definierten Schritten zum Einsatz – etwa um eine Partner-E-Mail auszuwerten, eine Störung zu klassifizieren oder eine Nachricht vorzuformulieren –, und ihre Ergebnisse haben ein festes Format. Aktionen, die Kosten oder Termine verbindlich festlegen, erfordern eine menschliche Freigabe. Jeder Lese- und Schreibzugriff wird pro Agent und Durchlauf protokolliert. Und bevor ein Agent eigenständig arbeitet, läuft er zunächst im Parallelbetrieb neben Ihrem Team.
Plovr befindet sich in einer frühen Phase. Das endgültige Preismodell entwickeln wir gemeinsam mit unseren ersten Kunden. Es wird aus festen und volumenabhängigen Bestandteilen bestehen – und wir achten darauf, dass sich die Investition für Sie rechnet.
Plovr ist darauf ausgelegt, individuelle Abläufe mit Standardbausteinen abzubilden. Die Einstellungen legen wir bei der Ersteinrichtung gemeinsam mit Ihnen fest. Genau darum geht es im zweiten Schritt der Einführung: Ihre Abläufe in agentengestützte Automatisierung zu übersetzen.
Ja. Packwise nutzt Plovr als System of Record über die eigene Geräteverwaltungsplattform Packwise flow sowie die Finanz- und Servicesysteme hinweg. Jeder Auftrag, jedes serialisierte Gerät und jeder Transport wird an einem Ort erfasst, und jedes Gerät hat eine eigene Seite mit vollständiger Historie. Das ausführliche Praxisbeispiel finden Sie auf dieser Website. Die Agenten für Außendienst und Backoffice bauen auf derselben Grundlage auf.